Головна сторінка

Студентська бібліотека "Читалка"

Документалістика
Екологія
Економіка
Етика
Етнополітологія
Зовнішня політика
Історія
Історія правознавства
Культурологія
Логіка
Медицина
Міжнародні відносини
Мовознавство
Наукові дослідження
Педагогіка та психологія
Політичне лідерство
Політичне прогнозування
Політичний аналіз
Політологія
Правознавство
Релігієзнавство
Соціологія
Теорія політики
Філософія
Цивільна оборона
Словники
 

Документалістика (Лекції)
   

2.1. Державний стандарт оформлення


   Діяльність об'єктів та суб'єктів відображається в різних системах документації, але найбільш загальними та багаточисельними є організаційно-розпорядчі документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та управління, а також підвідомчих їм суб'єктів. Державні стандарти на організаційно-розпорядчі документи розроблялись ще в рамках ЄДСД та були затверджені в 1972 році (ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72). В 1978 році ці державні стандарти були затверджені зі змінами. Із 1 січня 1991 р. ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72 були замінені одним ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
    А 7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту України затверджено та надано чинності ДСТУ 4163 -2003' 'Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
    Вимоги до оформлення документів (датування, підписання, візування, адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД, застосовуються і до документів інших систем документації. Тому можна стверджувати, що державний стандарт на УСОРД встановив єдині, науково обґрунтовані загальні правила складання службових документів та машинописного їх оформлення.
    Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.
    В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву "Формуляр-зразок". Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі.
    Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.
    ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему ОРД, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.
    За визначенням ГОСТ, для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32 реквізитів:
   
    1 - Державний герб та герб АРК;
    2 - емблема об'єкта та суб'єкта;
    3 - зображення нагород;
    4 - код об'єкта чи суб'єкта за загальнодержавним класифікатором підприємств та організацій;
    5 - код форми документа за загальнодержавним класи фікаторо управлінської документації;
    6 - найменування міністерства або відомства;
    7 - найменування об'єкта чи суб'єкта;
    8 - найменування структурного підрозділу;
    9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, номер рахунка в банку;
    10 - назва виду документа;
    11 - дата;
    12 - індекс;
    13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;
    14 - місце складання та
    видання вхідного документа;
    15 - гриф обмеження доступу
    до документа;
    16 - адресат;
    17 - гриф затвердження;
    18 - резолюція;
    19 - заголовок до тексту документа;
    20 - відмітка про контроль;
    21 - текст документа;
    22 - відмітка про наявність додатків;
    23 - підпис;
    24 - гриф погодження;
    25 - візи;
    26 - печатка;
    27 - відмітка про засвідчення
    копій;
    28 - прізвище виконавця та номер його телефону;
    29 - відмітка про виконання документа та направлення його до справи;
    30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;
    31 - відмітка про надходження;
    32 - запис про державну
    реєстрацію.
    Таким чином, стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого документа. В конкретному документі реквізитів може бути менше, частина з них буде відсутня. Місце реквізиту визначено графічно.
    Більшість службових документів та, перш за все, ОРД оформляються на папері формату А4 (210 х 297) та А5 (210 х 148). Але окремі види документів, частіше планово-економічні, бухгалтерські та ін., які містять таблиці та графіки, оформляються на форматі A3 (297х420)іА6(105х148).
    В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до бланків. В ДСТУ вказуються мінімальні розміри полів бланків: ліве - ЗО мм; праве - не менше 10 мм; верхнє - не менше 20 мм; нижнє - не менше 20 мм. Опис вимог до кожного реквізиту окремо подано в ДСТУ 4163-2003 досить детально. Ці вимоги роз'яснені або викладені також в найбільш важливому нормативно-методичному документі "Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення".
← назад зміст вперед →


 
 
© www.Chitalka.net.ua